أهداف تقارير الأعمال ومكوناتها

من أهداف تقارير الأعمال

اتخاذ قرارات تجارية عالية الجودة .
حماية اهتماماتك .
التقييم .
اتخاذ قرارات سريعة .

تعتبر هذه التقارير الخاصة بالأعمال أحد المصادر الهامة بالنسبة للمعلومات الخاصة بكافة اصحاب المصلحة المشاركين في هذا العمل، وهذه التقارير تلعب دور حيوي حيث تساعد على التواصل وتقديم الأعمال [1].

اتخاذ قرارات تجارية عالية الجودة: تعتبر التقارير مهمة لأنها تقوم بعرض تحليلات بيانات الأعمال وهذا أمر مهم للغاية، لأنه يكون سبب في اتخاذ قرارات العمل يتم توفير منتجات برمجية فاعلة تقوم بمساعدة العمال في أنهم يقومون بالوصول لهذه البيانات المهمة عن طريق نقرات صغيرة .

حماية اهتماماتك: يمكن القيام بحفظ هذه التقارير الخاصة بالبيانات لأغراض مستقبلية اثناء حدوث أي سيناريو حرج أو خرق أمني آخر، ومن المهم للغاية مراقبة كل النسخ الاحتياطية الموجودة على خوادم الشركة فهي تخدمك أثناء حدوث أي شيء غير متوقع.

التقييم: تقوم المنظمات الكبيرة بالمشاركة خلال العديد من الأنشطة الخاصة بالأبعاد ولا يمكن لمسؤول تنفيذي كبير أن يقوم بمراقبة شخص ما يقوم بفعله الآخرون لهذا يعتمد المدير التنفيذي على التقارير التي يكون فيها تقييم أداء الإدارات والوحدات المتنوعة .

اتخاذ قرارات سريعة: لا يوجد انكار حقيقة رجال الأعمال الذين يحتاجون لمعلومات لاتخاذ قرارات سريعة بالنظر إلى أن كبار المديرين التنفيذيين يكونوا مشغولين لأغراض متنوعة اخرى فهم بحاجة لمصادر حيوية خاصة بهذه المعلومات يمكن أن تكون تلك المصادر تقارير الاعمال.
من مكونات تقارير الأعمال

صفحة العنوان .
جدول المحتويات .
قائمة الأشكال أو قائمة الرسوم التوضيحية .
الملخص .
مقدمة .
مناقشة أو نص التقرير .
التوصيات .
الخلاصة .
قائمة المراجع .
المسرد .
الملاحق .
الفهرس .
التوقيع .

صفحة العنوان: تسمى أيضا بعنوان التقرير فهي تحتوي على جميع التفاصيل الخاصة بالعنوان واسم المرسل وكذلك عنوان واسم الملتقى ومكان وتاريخ تقديم التقرير [2] .

جدول المحتويات: من الأفضل أن يتم اعطاء جدول المحتويات بداية التقرير لانه يعطي نظرة كاملة للتقرير ويمكن لأي شخص التعرف على محتويات التقرير الكاملة بشكل موجز عن طريق قراءة جدول المحتويات، بالإضافة لذلك يمكن لأي قارئ أن يقوم بتحويل رقم الصفحة المطلوب دراستها للعنوان المحدد بسهولة جدا وذلك يعني أن المحتويات لا تتضمن أي محتويات فحسب بل هو يشمل كذلك الرقم الخاص بالصفحة العنوان وعنوان الفرعي لهذا التقرير .

قائمة الأشكال أو قائمة الرسوم التوضيحية: ذلك الجزء على الخريطة يحتوي على صور تكون مرتبطة بهذا التقرير على سبيل المثال ذلك النوع من الخرائط والصور يمكن قراءتها عن طريق فهم التقرير بطريقة واضحة وصحيحة، بعدها يتم اعطاء اسم الخريطة وكذلك الصور مع الرقم الخاص بالصفحة يكون أسفل ذلك الجزء .

الملخص: يقوم الملخص بتقديم نظرة عامة على جميع ما في التقرير بشكل منجز فهو لا توجد به قواعد صارمة وسريعة لابد ان تتبع خلال كتابة ملخص، ولكن يكون من المتفق عليه في العموم استخدام 300 كلمة و500 كلمة بحد اقصى بكتابة ملخص أو ملخص .

مقدمة: تكون المقدمة في الجزء الأول من أي نوع من التقارير تحتوي على معلومات كالاتي:

تفويض الاختصاصات والتقرير

التاريخ الخاص بالموجز بالخلفية موضوع تقفيل نطاق الدراسة التقرير الذي يشمل جميع التفاصيل الخاصة بقائمة المجالات التي سوف يشملها التقرير خلال الموضوع .

كل المؤهلات والقيود الخاصة بالتقرير المنهجية التي يتم استخدامها لكافة البيانات الثانوية والاولية لابد تقديم قائمة يكون بها مصادر البيانات الثانوية لأجل مصداقية التقرير

تعريفات الرموز والمصطلحات الخاصة اذا لزم الامر بشكل عام.

المقدمة تجذب انتباه القارئ للتقرير ومن الضروري أن يتم مواصلة دراسة هذا التقرير بالكامل.

مناقشة أو نص التقرير: يعتبر هذا الجزء الأساسي من التقرير ولابد تقديم موضوع التقرير بشكل منهجي بجانب العناوين والعناوين الفرعية المناسبة لذلك، كما يحتوي على حقائق وجدها المراسل أثناء تعليقاته وتعليقات الآخرين، يتم التعامل مع هذا الموضوع عن طريق مساعدة مخططات ورسوم بيانية وكذلك الجداول الاحصائية بعض الاحيان يمكن ان يتم تضمين مقتطفات من تقارير اخرى لاجل تحسين جودة هذا التقرير .

التوصيات: يستطيع المراسل أن يقوم بتقديم التقرير مع توصياته التي تكون مسندة للنتائج أثناء إعداد التقرير عن طريق لجنة فرعية او لجنه يتم وضع توصيات خلال شكل قرارات تو اقتراحات .

الخلاصة: لابد أن يعطي المراسل استنتاج محدد نهاية التقرير بشكل عام يكون مستند الاستنتاج من نتائج طبيعية خاصة بالموضوع الذي قام بتناوله خلال هذا التقرير .

قائمة المراجع: من الممكن استخدام مجموعة من المقتطفات من أي تقرير آخر أو من أي دوريات أو مجلات أو كتب إذا كان الأمر كذلك، يجب إعطاء رقم الصفحة الخاصة بالعناصر ذات الصلة خلال شكل حواشي يوجد على الصفحة التي تم الاستشهاد بها أو القيام بتقديمها كمرجع نهاية التقرير يمكن ترتيب القائمة الخاصة بالمراجع بترتيب زمني تظهر به خلال التقرير او التعرض للترتيب الأبجدي .

في حالة تقرير السوق يتم تقديم المراسل الخاصة بالتقرير، ويكون هذا بناء على بحث مكثف وله إحالة مجموعة من الكتب لكتابة التقرير يتم تقديم تلك الكتب ببليوغرافيا خلال نهاية التقرير .

المسرد: عبارة عن شرح خاص بالمصطلحات الفنية التي يتم استخدامها خلال كتابة التقرير يقوم بعض المراسلين بإعطاء شرح مثل هوامش على الصفحة تم استخدامها أثناء مصطلح تقني فيعطي تفسير لبعض المراسلين خلال نهاية التقرير، لا يكون هناك قواعد صارمة وسريعة لإعطاء المفرد يستطيع القراء فهم هذا التقرير بشكل صحيح إذا تم تقديم المسرد .

الملاحق: يتم استخدام البيانات الأولية لجمع كل المعلومات لكتابة التقرير بجانب هذا يتم أيضا جمع مجموعة من المعلومات الاحصائية ويتم استخدامها لكتابة التقرير أيضا، لا يمكن دمج هذه المعلومات خلال التقرير لأجل الحفاظ على الخط الرئيسي للحجة لكن تلك ضرورية للقيام بفهم هذا التقرير بطريقة صحيحة ومن ثم يتم تقديم تلك كملاحق في نهاية التقرير .

الفهرس: مقسم لقسمين وهما فهرس الموضوع والآخر فهرس الاسم يكون فهرس الموضوع معناه اشارة إلى رقم الصفحة والكلمات المهمة، أما فهرس الاسم يعني اشارة لرقم الصفحة الخاصة بالكثير من الأفراد أو المؤسسات التي تظهر خلال التقرير يعتبر الفهرس مفيد جدا لجميع القراء الذين يمكنهم بسهولة القيام بادخال رقم الصفحة لكي يرجعوا إليه بسهولة وبسرعة .

التوقيع: يتم تتم عملية التوقيع على تقرير الأعمال عن طريق الشخص الذي قدم هذا التقرير مع التاريخ، في حالة تقرير اللجنة الفرعية واللجنة يكون من المتوقع ان يغني كافة الاشخاص مع التاريخ، إذا لم يكن هكذا الامر، يستطيع رئيس هذه اللجنة واللجنة الفرعية ان يقوم بالتوقيع نيابة عن اعضائها مع كتابة التاريخ .
من أهداف التقرير نقل معلومات إلى الآخرين

نعم من أهداف التقرير نقل معلومات إلى الآخرين .

حيث تعمل التقارير على توصيل المستجدات بطريقة سهلة وبسيطة للصاحب العمل ومن الأهداف الأخرى [3]:

إمكانية صنع القرار: تكون متطلبة لمنظمات أعمال معقدة وتوفر التقارير المعلومات المطلوبة وبعدها يتم اتخاذ العديد من القرارات الهامة خلال مجال الاعمال او المجالات الاخرى بناء على معلومات مقدمة خلال هذا التقرير ذلك يعتبر اهمية ضمن أهمية التقارير.

التحقيق: إذا حدث أي مشكلة تقوم اللجنة أو مجموعة دراسة بالتحقيق خلال هذه المشكلة ليتم الوصول لسبب المشكلة، ويتم بعدها تقديم نتائج مع أو بدون توصية خلال الشكل الخاص.

تنمية المهارة: يتم تطوير مهارة كتابة التقارير وقوة التصميم والتنسيق التنظيمي للحكم المواصل .